如上图所示，系统功能根据使用者的不同分为以下三个部分：

·　针对普通用户的部分：针对普通用户的部分主要包括上述模块中的：消息平台和网站，主要提供档案的信息服务，例如：检索查询、浏览、下载、网上借阅等功能。为方便用户使用，本部份以B/S的方式实现，提高了使用方便性和系统的易维护性。

·　针对档案管理员的部分：针对档案管理员的部分主要包括上述模块中的：文件管理、收集整编、档案管理、开发利用和日常工作五个模块，主要提供档案管理员和部门的兼职档案员对归档文件的录入、收集和整理，同时提供档案管理人员对电子档案的管理、档案实体的辅助管理和对档案信息的开发利用。本部分以C/S方式实现，功能方便实用、简单快捷。

·　针对系统维护人员的部分：针对系统维护人员的部分主要指系统维护，是提供系统维护人员（可以是信息人员、也可以是档案人员）对整个系统进行定制和维护的工具包。系统维护主要提供了以下工具：系统权限的定制、档案管理架构的定制、档案整理规则的定制和对数据及用户使用的维护和设置工具。本部份只能提供对系统和档案业务熟悉的管理员使用，用于针对本单位情况建立档案管理系统的架构、对系统进行日常的维护和备份以及可以针对今后的发展和变化进行适应性修改。本部分以C/S方式实现，功能强大，并可扩充。

增强版保留了标准版产品中的所有特点，在此基础上主要做了以下改进，具有如下特点：

·　使用简单方便，完全按照档案管理的业务组织功能模块，并且使用十分方便快捷，普通用户一看界面就知道怎样使用；

·　增加了文件管理子系统，可以对归档前的文件进行管理，这样不仅提供了各归档部门对自身文件的管理手段，而且实现了文档的一体化；

·　用户的界面风格有很大变化，在一个界面下面实现了所有功能，而不需要切换不同的模块和界面；同时数据的展现形式更加形象直观，为资源管理器风格，用户对档案数据的结构和操作一目了然；

·　可以实现分散整理、集中整理和混合模式的归档文件整理流程，更加灵活和适应未来的变化；

·　针对大型集团企业，可以实现集中存储、集中应用的多全宗集中式管理；

·　档案数据的存储更加安全可靠，可以选择存在数据中，也可以以文件系统方式存储在文件服务器上；

·　用户的机构和权限管理功能更加强大和灵活，同时又不失管理的方便性，增加了角色的概念，可以通过角色进行方便的赋权；

·　应用和开发平台得到全面升级，新系统全面支持新的操作系统和数据库平台；

·　数据库的结构设计、数据的存储和查询效率得到了更好的优化和提高；

·　更加注重档案的收集整理和开发利用，可以根据规则实现自动整理，并为档案管理人员对档案信息的提炼提供了更好的工具；

·　大量新技术的应用和集成：

·　在线OCR技术·　全文检索技术·　数据交换技术·　流数据文件浏览技术·　和其它系统的接口技术

·　系统采用C/S和B/S混合结构，其中提供网上用户利用的部份采用B/S方式实现，这部份用户量大，采用B/S方式对用户的使用和系统的维护都提供了很大的方便；档案业务部份是通过C/S方式实现的，这部份采用C/S方式具有更强的安全性和使用方便灵活性，可以提供更强大的对数据操作的功能，主要针对档案部门的档案管理人员。